Персональный канбан карта работы навигатор по жизни. Система Канбан: умное управление проектами. Наверное, всё это очень сложно

Один из основных принципов продуктивной работы: постоянно держать перед глазами список дел, расставленных по степени важности. Так вы лишены шанса погрузиться на полдня в раздумья: «Чем бы заняться дальше».

Для реализации этого принципа придумано множество систем. Некоторые из них очень сложные, а другие – предельно простые. Каждый подбирает систему под себя. И сегодня я расскажу об одной из них. Называется она Канбан, а если быть точным – личный Канбан.

Что такое личный Канбан

Личный Канбан это очень простая система продуктивной работы и управления списком дел. Построена она на двух правилах и предназначена для визуалов. Все ваши дела располагаются на одной плоскости, расставлены по приоритету и степени завершенности. Преимуществом Канбана является высокая гибкость, его всегда можно подогнать под себя, под свой стиль работы, под свои задачи.

Как и множество других систем повышения продуктивности, Канбан помогает «выгрузить» задачи из головы, оставив в ней только одну (или несколько), актуальных в настоящий момент. Эта система родилась на производстве, где степень приоритета той или иной работы зависит от поставок.

Личный Канбан появился благодаря Джиму Бенсону и Тонайану ДеМария Барри. Они предложили использовать эту систему для повышения производительности отдельного человека. В 2011 году увидела свет их книга «Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life». Основные принципы Канбана использовались и раньше. Но авторы книги все упорядочили и дали конкретную методику, которая реально помогает людям, загруженным огромным количеством задач.

Два основных правила личного Канбана:

1. Визуализируй свою работу . У нас должна быть возможность увидеть объем и характер работы в любой момент времени. Увидеть, что следует делать на следующем этапе, получить наглядную подсказку о степени важности и завершенности дел. У нас также должна быть возможность быстро и удобно изменять положение задач в общей системе.
2. Огранивай количество задач, выполняемых сейчас . То есть, количество вещей, с которыми вы работаете в каждую единицу времени должно быть минимальным. Во-первых, так легче визуально представить круг текущих работ, а значит – вы будете более эффективно контролировать ход их выполнения. Во-вторых, это уменьшает вероятность перехода в режим многозадачности с последующим выгоранием. Если вы научитесь управлять своей нагрузкой, то научитесь и говорить «нет» без вреда для своей карьеры.

Существуют различные варианты реализации личного Канбана на практике. Можно использовать сложные приложения и веб-инструменты, стикеры или блокнот. По этому поводу нет никаких официальных рекомендаций (конечно, если вы не начнете точно копировать техники из книги Бенсона и ДеМария Барри).

Начинаем работать эффективно с помощью личного Канбана

Здесь нет ничего сложного. Все что нам надо – это некая площадь (в физическом мире или виртуальном), на которой будет размещен список дел. Но располагать дела следует по определенному принципу. В простейшем случае, площадь разделяется на три колонки:

1. Отложенное и запланированное;
2. Выполняемое;
3. Выполненное.

В «Выполняемом» располагаются те дела, с которыми мы работаем сейчас или планируем заняться в самой ближайшей перспективе. В идеале, чем важнее дело – тем выше оно должно располагаться в колонке. Так с одного взгляда становится ясно – за что браться сейчас.

В колонке «Отложенное/Запланированное» находятся все дела, с которыми мы сейчас не работаем, но за которые все-таки придется взяться.

Колонка «Выполнено» может показаться необязательной. Но она мотивирует нас, показывая, какая огромная работа проделана (или намекая на то, что за целый день не сделано ни одного важного дела).

Вот и все, пожалуй. Можно прямо сейчас внедрять личный Канбан в свой рабочий процесс.

Нам идеально подойдет белая доска для маркеров. Разделим доску на три колонки и разбросаем по ним свои задачи. Когда задача переходит из одного столбца в другой – мы стираем ее и записываем заново в новом месте.

Но удобнее для записи дел использовать бумажные стикеры (по одному стикеру на каждую задачу). Так легче перемещать их по горизонтали и вертикали. Приоритет можно задавать с помощью стикеров разных цветов. Например, зеленый – низкий приоритет, желтый – средний, красный – высокий.

Взглянув на такую доску, вы сразу вспомните, чем стоит заниматься в данный момент, и какие задачи «горят». Когда средняя колонка очистится или в ней останутся дела, которые ожидают реакции от других людей, можно приступить к ее наполнению задачами из раздела «Отложено/Запланировано».

Не забывайте о втором принципе, требующем ограничить количество задач, над которыми вы работаете одновременно. Не стоит пренебрегать им. Если будете наполнять среднюю колонку задачами, не освобождая ее, то очень скоро груз забот придавит вас.

Бенсон и ДеМария Барри настаивают на минимально возможном количестве текущих дел. В зависимости от характера собственной работы, установите свой предельный лимит на одновременное количество задач в колонке «Выполняемое».

Стоит также ограничить количество задач во всем Канабане. Пусть новая и низкоприоритетная работа подождет в стопке «Входящее». Канбан тем эффективнее, чем меньше позиций в нем содержится.

Программы и онлайн-сервисы для реализации личного Канбана

Если у вас нет возможности повесить на рабочем месте доску для визуализации задач или вы не работаете на одном месте, то не все потеряно. Существуют другие реализации Канбана, среди которых вы наверняка встретите знакомые имена. Вот несколько приложений и интернет-сервисов, которые придут нам на помощь:

• Trello : Этот набирающий популярность сервис для организации работы и хранения записей изначально построен на Канбан-подобной системе. Многие люди использует его для GTD, но для индивидуального Канбана он подходит не хуже. Все что нам надо сделать – создать отдельную доску с соответствующими колонками. В Trello вы можете повысить эффективность Канбана, используя календарь с напоминаниями и цветные метки.
• KanbanFlow : Это приложение очень похоже на Trello, но еще больше «заточено» под Канбан. Здесь есть дополнительная колонка «Сегодня» (Today). С ее помощью мы отделяем задачи, которые находятся в стадии реализации, от тех, над которыми работаем прямо сейчас. Лично я считаю это ненужным усложнением. В KanbanFlow к каждой задаче мы можем добавлять заметки и напоминания, ограничивать количество дел, находящихся в работе, и взаимодействовать с другими. В KanbanFlow есть также таймер Pomodoro – еще один инструмент, помогающий сосредоточиться на работе. Сайт хорошо оптимизирован для мобильных устройств – для работы с ним не надо устанавливать никакие дополнительные приложения.
• (с дополнением Kanbanote): Evernote сам по себе не очень хорошее средство для внедрения Канбана. Здесь невозможно организовать визуальное отображение всего объема работы. Но это дело поправимое. Воспользуемся Kanbanote, который сделает списки в Evernote более наглядными. Он добавит три колонки: Отложенное, Выполняемое, Выполненное. Здесь даже есть приложение для Android, облегчающее использование системы подвижными людьми.

Конечно, никто не заставляет вас использовать Evernote для Канбан. Но если вы активно используете его для организации своей информации, то превращение данного сервиса в систему продуктивной работы вполне обосновано.

Встраиваем Канбан в налаженную систему продуктивной работы

Личный Канбан довольно простой и гибкий. Его можно реализовать на стене или доске, в локальной программе или интернет-сервисе, в блокноте или на листе бумаге. А можно приспособить его под уже используемую систему продуктивной работы.

Сильной стороной Канбана является возможность использования вместе с другими методами повышения продуктивности. Если вы полагаетесь на GTD, Pomodoro или матрицу Эйзенхауэра, то можете интегрировать в них личный Канбан.

В принципе, Канбан можно совместить с любой системой, основанной на списках дел. Вы можете объединить свой метод с Канбаном и попробовать – подходит ли вам такой гибрид. При этом не придется отказываться от любимых инструментов и что-то перестраивать в своей работе.

Посмотрите на свои списки задач. В них вы, наверняка, найдете те дела, которые выполняются прямо сейчас, завершенные и запланированные задачи. Осталось только расставить их в три колонки. Здесь все очень просто, но этот метод работает!

Стоит систематизировать дела при помощи доски и карточек.

В закладки

Многозадачность - вероятно, один из самых переоцененных навыков в современной жизни. Она лишает мозг глюкозы, помогающей сохранять внимательность, затрудняет переключение между задачами. И вообще, как правило, многозадачность - это только иллюзия. Согласно исследованию, проведенному Университетом Огайо, только 3% населения - «супертаскеры». Остальные просто притворяются.

За всё время был разработан ряд систем, чтобы спасти людей от бесконечных списков дел, которые могут превратить любую работу в бездушный конвейер. Одна из таких систем - «персональный канбан», названный в честь японской производственной концепции, применявшейся в конце 1940-х годов в компании Toyota.

В промышленности канбан (что на японском языке значит «вывеска» или «рекламный щит») основывается на ярлыках, которые перемещаются с каждым продуктом по заводу. На одной линии одновременно может находиться только определённое количество ярлыков, каждый из которых соответствует конкретной части автомобиля.

Бывший городской планировщик из Сиэтла и автор книги «Персональный канбан» Джеймс Бенсон рассказывает, что промышленный канбан был для Toyota способом избежать перепроизводства. Он адаптировал эту систему, чтобы снизить эмоциональные издержки, ведь ощущение, что «в голове слишком много всего», - главный недостаток многозадачности.

Персональный канбан основан на двух принципах: визуализации своей работы и ограничении общего количества «незавершенных работ». Применять систему очень просто: достаточно найти доску, на которой можно использовать магниты, клейкую бумагу или кнопки, и нарисовать на ней три столбца - «Задачи», «В работе» и «Сделано».

Запишите каждую задачу на отдельной карточке. Можете отсортировать их по срочности или типу (например, личные или деловые) при помощи цвета или символов. Закрепите все карточки в столбце «Задачи».

Выберите из этой колонки не более трех задач, которые можно перенести в средний столбец - «В работе». Это те дела, на которых вы должны сосредоточиться в выбранных вами временных рамках. Когда задача будет завершена, переместите её в столбец «Готово» и выберите новую задачу, чтобы перенести её в столбец «В работе».

Столбец «Задачи» позволяет видеть всё, что находится в списке дел, и оценивать, справитесь ли вы с этим или нет. Возможно, вам нужно делегировать какие-то задачи, нанять другого человека или организовать временную помощь. Другими словами, что-то предпринять, чтобы столбец «Задачи» не превратился в поле несбыточных желаний.

По словам Бенсона, средний столбец - это «сейчас», и он не должен содержать больше трех ярлыков. Вы можете свести текущие задачи и к одной, но по словам автора, это может подорвать весь процесс. У большинства из нас на настоящий момент есть как минимум два конкурирующих дела, в то время как третья задача может быть более пассивной. Втискивая в колонку «В работе» больше трех элементов, вы напрягаете свой мозг и замедляете его работу.

Начиная и не доводя до конца какие-либо проекты, человек подвергается риску возникновения так называемого эффекта Зейгарник, названного по имени Блюмы Зейгарник - психиатра, которая в 1920-х годах обнаружила, что люди лучше запоминают незавершенные задачи, чем завершенные.

Идея колонки «Сделано» не нуждается в объяснении. Исследования показали, что человек получает выброс дофамина, просто произнося слово «сделано». Этот столбец не обязательно должен оставаться безжизненным - в теории Бенсона он занимает довольно важную часть. Если постараться применить некоторую классификацию, колонка «Сделано» может превратиться в полезные записи о работе.

Бенсон и Тоньянн Демария Барри, соавтор книги «Персональный канбан», придумали матрицы для ранжирования задач, которые нравятся человеку больше всего, нравятся меньше всего, были сделаны на скорую руку, над которыми он не ощущает контроля и так далее. Авторы обещают, что через некоторое время у вас появится несколько универсальных категорий - станет очевидно, где вы всегда застреваете, а где преуспеваете чаще всего и почему.

Такой подход помогает добиться большей осознанности в жизни - при условии, что вы будете придерживаться его как минимум до тех пор, пока не начнете видеть некоторые паттерны.

«Если вы обнаружите, что все ваши дела - чрезвычайные ситуации, это будет свидетельствовать о том, что пора переоценить свою жизнь», - говорит Бенсон. Такую фразу он однажды услышал от женщины, которая сменила карьеру и подала на развод после перехода на такую систему.

Бенсон впервые придумал «персональный канбан» для разработчиков программного обеспечения около десяти лет назад. Но ИТ-специалисты им так и не заинтересовались. Он продолжал разрабатывать свой метод, который впоследствии использовался в школах, медицинских организациях, правительствах и некоторых отраслях промышленности, а его бывший коллега тем временем запустил более интенсивную программу обучения - LeanKanban University.

На системе «канбан» основаны несколько популярных приложений, в том числе Pivotal Tracker и Trello. Впрочем, Бенсон предпочитает реальные доски. Он напоминает об исследованиях, которые доказали, что люди обрабатывают больше информации, когда делают записи.

«Мы настолько перегружены, что теряем из виду, кто мы, что мы можем и что делает нас теми, кто мы есть, - говорит Бенсон. - Мы начинаем верить, что мы просто что-то, заполняющее пространство». На практике лучшие системы управления временем направлены не на то, чтобы перевернуть жизнь, а на то, чтобы сделать человека человеком.

В бизнесе сейчас в моде такие понятия как “система управления проектами”, “бережливое производство”, “визуализация процесса работы”, “эффективное выполнение поставленных задач”.

Мы все знаем и понимаем их значения (хотя бы приблизительно), но мало кто знает, что все это - множество частей одной системы.

Системы, которая помогает компаниям работать сверхрезультативно. И называется она - канбан.

Система “Канбан” это и вправду очень сильный инструмент по управлению задачами на разных уровнях (даже в продаж).

И не даром её реализацию мы сейчас можем видеть в разных компаниях и сервисах. Скорее всего Вы даже пользовались этим подходом, например в .

И для многих такие инструменты не относятся к маркетингу, но мы считаем наоборот.

Ведь благодаря такому внедрению, компания может делать свою работу лучше и быстрее, а значит клиенты будут более лояльны, будут нас рекомендовать и будут покупать снова и снова. Но начнём с истоков, чтобы всё разложить по полочкам.

Пишите шура, пишите (с)

Выглядит необычно, но в действии это просто изумительно. Новый посетитель получает билет на вход (карточку) как только она освобождается.

Благодаря такому подходу, парк получает легкий способ контроля посетителей и избавляет руководство от контроля с переизбытком людей.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 29 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

Отдел продаж

Вы - менеджер по продажам. И через Вас ежедневно проходят десятки клиентов. Помимо новых, у Вас есть старые, которым тоже нужно что-нибудь отправить или позвонить.

Ко всему этому Вам нужно контролировать исполнение договора, в виде оказания услуг или отгрузки.

Такая ситуация с огромным количеством задач на одного человека в 9 из 10 компаний.

Это не нормально, но естественно в условиях нашей реальности. Как с этим всем справиться? Как ничего не забыть? Как не получить штраф из-за просроченных сроков? К Вам идёт на помощь внедрение системы канбан.

Вы разделяете весь этап ведения клиента на шаги от А до Я. Начиная от первого контакта, заканчивая подписанием актов, а ещё лучше, звонков из серии “Как дела?”.

Кстати, звонок “Как дела?” это очень интересная по повышению лояльности и продаж. Поэтому вот Вам видео на эту тему:

В результате, после внедрения системы канбан, сотрудник полностью видит весь процесс не только продажи, но и ведения проекта.

Получается некая синергия этапов и введения проектов. Такой вот личный канбан для сотрудников.

Обратите внимание, что сейчас даже продажи реализуют по методологии канбан, ведь это и вправду интересно.

Вот канбан пример успешной реализации нами и как еще одно доказательство, что это возможен канбан в России:

Реализация Канбан

Выполнение проекта

С этим всё максимально просто. Например, Вы - студия дизайна. А значит клиентский проект проходит по запланированному плану, перед тем как его в руках будет держать клиент. На каждом участке этого плана есть свои ответственные и задачи.

С помощью внедрения канбан это будет выглядеть следующим образом. Когда менеджер по продажам подписал договор, он передаёт задачу (карточку канбан) на первый этап, который называется “Бриф и снятие размеров”.

После того, как из клиента вытащили все хотелки, то ответственный переносит карточку на следующий этап - “Дизайн” уже с другим ответственным. Затем карточка переходит к “Электрику”, “Раскройщику” и т.д.

Что на выходе мы имеем? А то, что каждый видит какое количество задач у него есть на данном этапе.

Еще он может оценить сколько у него будет задач в дальнейшем и какие затыки у него есть по этапам (куда направить все силы). Это в чистом виде адаптация под любую реализацию проекта.

Выполнение проекта

Адаптация к бизнесу

А теперь давайте представим, что я убедил Вас начать внедрение системы канбан в своей компании.

Что же для этого нужно сделать? Использовать доски и карточки канбан. Все верно.

Наверное Вы сейчас подумали о реальной доске, которая будет висеть у Вас на стене офисе, и на которую сотрудники будут приклеивать свои карточки.

Вот так думаете это выглядит?

Но так как у нас 21 век, то доска, а так же карточки канбан могут быть виртуальными.

Именно для этого я подобрал 3 программы, которые помогут Вам совершить внедрение системы канбан совершенно безболезненно и результативно.

1. Битрикс24

Наверное это самая известная в России. Ведь как говорит Битрикс, их CRM используют более 2-х миллионов компаний по всему миру.

Все достоинства описывать не буду, могу лишь сказать, что сейчас Битрикс можно настроить именно под Вашу компанию даже в бесплатной версии. Но вернемся к канбан.

Как в любой CRM, в Битрикс 24 можно ставить задачи для себя и для сотрудников. И для удобства Вы можете делать это в канбан, если уж решили, что эта японская система Вам приглянулась.

Вкладки по типу “Выполняется” и “Сделано” Вы можете настроить индивидуально.

Также видно какая задача каким сотрудником выполняется в моменте, что позволяет контролировать производительность.

Битрикс 24

Самый главный плюс в том, что это полноценная CRM система, то есть все в одном. Вы можете управлять клиентами по той же самой схеме, которую мы рассматривали выше в примере про отдел продаж.

И все это как с компьютера, так и с телефона через мобильное приложение. Сервис “must have” для большинства компаний. Хоть и не единственный, но зато бесплатный.

2. Трелло

Мы сами использовали Трелло более года и весьма были довольны, пока проектов не стало “Мама не горюй”.

Во-первых, он бесплатный (но есть и платная версия), во-вторых, очень удобный и интуитивно понятный.

В момент когда выбирали, нам нужна была система с возможностью отслеживать проект целиком и выделять ответственных за этапы. В голову даже не пришло, что это как раз сущность системы канбан.

Трелло

Как я уже писал, преимущества Трелло даже не в том, что он бесплатный и удобный.

Преимущество еще и в том, что есть мобильное приложение, где Вы можете посмотреть или поставить задачу не будучи привязанным к компьютеру.

Трелло нам настолько понравился, что мы уже “подсадили” несколько клиентов на него.

В общем, если Вам нужно эффективно управлять проектами, ставить задачи и проверять их выполнение - Трелло отличный сервис для начала пути к этому.

3. Кайтен

Сервис Кайтен я нашел только потому, что список из 2-х пунктов смотрится неполноценно.

Но чем больше я изучал его, тем больше он мне нравился. Что называется специальный сервис, чтобы внедрить командный подход в своей компании.

Кайтен

Есть бесплатный тестовый период 14 дней (я, если честно, уже не представляю сервис без этой функции), интеграция всевозможных инструментов и две методологии для удобной работы: канбан и scrum (о ней еще будет статья).

Кроме того, здесь учтен один из главных принципов канбан - ограниченное число задач.

То есть каждому процессу/сотруднику Вы можете задать определенное число задач и он не сможет добавить новые, пока не завершит старые.

Недостатки: он платный (хотя 500 рублей за пользователя не такая уж и большая плата) и пока мобильное приложение есть только для пользователей Андроид.

Сам я ярый поклонник Apple, но разработчики сервиса скоро обещают порадовать и меня, выпустив мобильное приложение на iOS. Полноценно оценить сервис мне сложно, но то, что он достоин внимания, это точно.

Коротко о главном

Я читал, изучал и внедрял разные системы управления проектами - agile, scrum, xp, канбан.

И могу сказать, что одна из самых простых для малой и средней компании - это канбан.

Возможно это связано именно с тем, что большинство людей - визуалы (то есть воспринимают информацию наглядно), а главный принцип канбан - визуализация.

Но когда Ваш проект вырастет или перестанет быть линейным, то Вам придётся переходить на другие сервисы и методологии. Но это уже потом, сейчас канбана Вам будет достаточно.

«Хороший секретарь» №1 2018 г.

Персональный канбан: как конвейер поможет в личной жизни

В середине XX века компания Toyota изобрела одну из самых популярных систем тайм-менеджмента, сама того не подозревая. «Канбан» в переводе с японского означает «доска объявлений». Карточки с такими объявлениями, содержащими информацию о продукте, прикрепляются на каждом этапе производства автомобиля. Причем карточек на линии всегда должно быть заданное количество. В условиях конвейера эта система до сих пор отменно работает. Однако канбан вышел далеко за пределы автомобильной отрасли. Сейчас система карточек канбан все чаще и чаще используется для повышения личной эффективности и управления временем. От популярной книги Джеймса Бенсона до электронного планировщика задач Trello.

РАЗЛОЖИТЬ ПО ПОЛОЧКАМ

Основой персональной системы канбан служат визуальное представление задач и ограничение количества текущих дел. Благодаря этому составить канбан несложно. Найдите подходящую панель для прикрепления кнопок, карточек или магнитов. Разделите ее на три блока: «Дела», «В процессе», «Сделано». Запишите ваши личные дела на отдельных карточках, для наглядности выделяя цветом наиболее важные и срочные. Прикрепите их в колонке «Дела».

Основой персональной системы канбан служат визуальное представление задач и ограничение количества текущих дел.

Далее отберите из них не более трех для перемещения в раздел «В процессе». Это и будут задачи, на которых вы должны сфокусироваться в данный момент. Временные рамки при этом выбираете вы сами, будь то неделя или месяц. После завершения переместите карточку в последнюю колонку и выберите новое дело для блока «В процессе».

Завершающий блок «Сделано» крайне важен. Он помогает чувствовать удовлетворение от проделанной работы. Исследования доказали, что мы получаем выброс дофамина, только лишь произнося слово «сделано». При отсутствии завершающей стадии мозг будет постоянно возвращаться к незавершенным делам, а вы — постоянно находить недостатки в проделанной работе.

Сделать блок еще более полезным можно при помощи кодирования. Так, через некоторое время вы сможете увидеть преобладающие характеристики своей работы: что «провисает», а что выполняется легко и быстро. Если же все задачи кажутся вам экстренными - это знак: нужно что-то менять в своей жизни.

Первоначально идея Бенсона о создании личного канбана предназначалась для IT-специалистов. Однако им она не пришлась по душе, зато с успехом применяется в школах, государственных учреждениях и организациях проектной ориентации. Используя канбан для личных дел, можно сократить время для рутинных операций, а крупные проекты распределить более равномерно. В конечном итоге система канбан позволяет лучше понять себя, свои стремления и особенности работы.

Личные и рабочие дела имеют одно неприятное свойство: они копятся. Это приводит к разным последствиям. Например, у вас может быть одно дело, которое вдруг прерывается еще двумя. Что делать? Откладывать первое и браться за них? И если так, то как в этом случае вернуться и доделать первое?

Незавершенные дела накапливаются и погружают нашу жизнь в хаос. Очень трудно последовательно выполнять все свои задачи. Нужна простая и эффективная система, которая наладит все винтики и позволит разгрузить мозг. Для этого вам может пригодиться .

Канбан - это система организации производства и снабжения, позволяющая реализовать принцип «точно в срок». Персональный канбан - система организации своих дел, позволяющая эффективно и в срок их завершать. Лучший персональный канбан - визуальный. С его помощью легко и эффективно можно разобраться со своими задачами.

Он очень похож на систему . Он состоит из контейнеров (или колонок) пунктов дел на разных стадиях завершения. Вы можете классифицировать различные типы действий, используя цвет или разные линии. Таким образом, можно видеть задачи в их контексте.

Есть два принципа персонального канбана:

1. Визуализировать свою работу.
2. Ограничить свою работу в ходе выполнения.

Как это можно сделать? Для визуализации запишите все свои действия на . Затем вы можете перемещать их по диаграмме рабочего процесса, созданной на доске. Вы также можете использовать стикеры разных цветов для визуального отображения различных групп действий.

Самый простой канбан состоит из трех колонок:

• Список дел (To Do)
• Дела в процессе выполнения (Doing)
• Сделано (Done)

Более продвинутые варианты включают большее количество колонок. Те, кто их используют, добавляют особые функции, что помогает эффективно браться за большие проекты. Советуем вам первым делом освоить простой канбан, а затем переходить к более сложному.

Расширенный персональный канбан может включать до девяти колонок.

Цели

Эта колонка поможет держать ваши прямо перед собой. При этом они наглядны и физически осязаемы. Того, что не записано, не существует. Это правило как нельзя лучше работает в отношении целей.

Проекты

Данная колонка предназначена для тех проектов, к которым вам нужно прийти или о которых не нужно забывать. Удержание их в поле зрения помогает быстрее добраться до них. Когда будете готовы начать проект, то можете «использовать бегунки», то есть перемещать его во времени.

Резервные дела

Это дела, которые могут стать важными на каком-то этапе вашей жизни. Можете сегментировать их по времени и выполнять, когда появятся свободные часы.

Обучение/улучшение

Здесь будет все, что связано с обучением и улучшением жизни. Сюда же можно записывать абсолютно любые идеи из этой области. Вы можете вписывать название книг и курсов, чтобы вернуться к ним, когда будет свободное время.

Готово/в ожидании/на этой неделе

Эта колонка предназначена для дел, требующих внимания на этой неделе. Они должны быть в вашем сознании. Когда эти элементы созреют для действия, переместите их из колонки «Резервные дела» прямо сюда.

Помните второе правило персонального канбана и ограничьте свою работу. Стремитесь к тому, чтобы количество элементов в этой колонке не превышало 5-6 единиц. Большее количество дел может морально подавить.

Сегодня/действие

Эти пункты требуют немедленного внимания. В своем ежедневном планировании просмотрите колонку «Готово» (5) и выберите те, которые можно переместить в эту. Однако не перегружайте ее. Ограничьте список до 3. Таким образом вы сможете сфокусироваться, не отвлекаясь на большое количество задач.

В процессе

Для элементов, над которыми вы сейчас работаете. Их цель состоит в том, чтобы как можно быстрее отправить ее в колонку 9 («Сделано»).

Ожидание

Этот столбец предназначен для элементов, которым требуется действие другого человека (начальника, клиента), прежде чем их можно перемещать в другое место. Или же это дела, которым требуются деньги или определенное время.

Сделано

Столбец для выполненных действий. Наслаждайтесь приливом азарта при перемещении в эту колонку. Эти дела не нужно удалять, копите их. Возможно, когда-нибудь эта информация вам поможет. Например, выяснить, дела из какой области своей жизни вы выполняете чаще всего или не выполняете вовсе.

Можете также проанализировать, какие незапланированные дела появляются у вас в течение дня.

• Откуда они берутся?
• Сколько часов в день они занимают?
• Из каких они областей?

Как уже было сказано, вы можете настроить свой личный канбан как пожелаете. Но можете начать, используя нашу заготовку. Изменения будете вносить уже по ходу дела.

Желаем вам удачи!